Dokumentų valdymo sistemų nauda

Šiais laikais kiekviena įmonė susiduria su dideliais informacijos kiekio srautais. Todėl iš to atsiranda problema – kaip tuos srautus suvaldyti? Kai kurie renkasi informaciją laikyti popieriniuose dokumentuose, tačiau vis daugiau įmonių pradeda naudotis specialiomis dokumentų valdymo sistemomis. Šiame straipsnyje išsiaiškinsime kaip veikia šios sistemos ir ką reikia žinoti renkantis jas.

Perėjimas prie elektrinių dokumentų

Nepriklausant nuo įmonės srities – jos viduje yra pasirašoma daugybė skirtingų dokumentų. Dažniausiai jie būna redaguojami ne vieną ir ne du kartus, todėl apsunkinamas informacijos valdymo procesas, nes vietoje vieno dokumento atsiranda kelios jo kopijos. Norėdamos išvengti papildomų problemų ir nereikalingų laiko sąnaudų, įmonės ryžtasi pereiti prie dokumentų valdymo sistemų.

Kokie šių sistemų privalumai?

Toks dokumentų valdymas gali būti naudingas ir vadovams, ir darbuotojams

Pagrindinės priežastys yra šios:

  • Visa sistema yra centralizuojama, todėl prie jos gali prieiti kiekvienas įmonėje dirbantis asmuo. Tai palengvina prieigą prie dokumentų, taip pat galima matyti redagavimo istoriją;
  • Supaprastinama dokumentų paieška. Jos dėka įvedus atitinkamus raktažodžius galima greičiau rasti pageidaujamą dokumentą;
  • Padidinama apsauga. Visa informacija yra prieinama tik darbuotojams per tam tikrą prieigą, kurios neturintys asmenys negalės pamatyti dokumentų;

Prieš nusprendžiant pereiti prie elektroninės archyvavimo sistemos derėtų atsižvelgti į buvusius saugojimo bei rūšiavimo įpročius bei įvertinti galimus. Taip pat jeigu vis dar patys nesiryžtate keisti Jūsų įmonėje naudojamos popierinių dokumentų valdymo sistemos galite kreiptis pas mus ir mes Jums patarsime kokie sprendimai atitiktų Jūsų lūkesčius.

SUSISIEKTI

Duomenų valdymo sistema, kas tai?